BSCI驗(yàn)廠(chǎng)供應(yīng)商應(yīng)保存好完整準(zhǔn)確的員工個(gè)人檔案，并定期更新。
        合規(guī)的重要性：每位要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行社會(huì)責(zé)任或安全合規(guī)審核的客戶(hù)都將要求供應(yīng)商要在整個(gè)雇傭關(guān)系存續(xù)期間保管好每名員工完整準(zhǔn)確的檔案，并將此類(lèi)檔案以上鎖或其他安全的方式保存，防止個(gè)人信息和機(jī)密信息遭到誤用。如果法律允許，可以將此類(lèi)檔案和掃描文檔以電子的形式保存在安全的人力資源信息系統(tǒng)中，或者將實(shí)體檔案存放在受控檔案柜中。
        如果指定的審核員有作要求，供應(yīng)商必須允許其自由接觸此類(lèi)文檔/信息。此外，如果員工有作要求，應(yīng)允許該名員工在 人事代表或其經(jīng)理在場(chǎng)的情況下，查看本人的員工檔案。
        每名員工的檔案/記錄應(yīng)至少包含下列文檔：
        1. 由員工填寫(xiě)的求職申請(qǐng)表，包括其專(zhuān)業(yè)背景和學(xué)術(shù)背景，并簽名以證明該背景信息真實(shí)有效。  該背景信息可包含一項(xiàng)規(guī)定，如果該背景信息有任何虛假的地方，供應(yīng)商有權(quán)終止雇傭關(guān)系或取消雇傭（由擬聘員工準(zhǔn)備的個(gè)人簡(jiǎn)歷不得用以替代填寫(xiě)的供應(yīng)商的求職申請(qǐng)書(shū)，因?yàn)閭€(gè)人簡(jiǎn)歷所含信息只是申請(qǐng)人選擇披露的信息，可能與供應(yīng)商所需要的對(duì)所有申請(qǐng)人原本所需要了解的信息有出入）。  確保求職申請(qǐng)書(shū)不要求提供非求職所需信息，以及根據(jù)客戶(hù)的行為準(zhǔn)則有可能被認(rèn)定為是“有差別對(duì)待的”信息。

        2. 根據(jù)供應(yīng)商政策，需要有能夠證明員工有權(quán)在該國(guó)工作的文件副本，包括年齡核實(shí)證明、犯罪背景調(diào)查和/或?qū)I(yè)/學(xué)術(shù)背景調(diào)查。
        3. 參加社會(huì)保險(xiǎn)的資格證明、所得稅代扣證明、或其他依法要求的信息或自愿扣除說(shuō)明（如儲(chǔ)蓄/投資/工資存款）等依法所需文件的副本。
        4. 發(fā)布的工作績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)和/或工作表現(xiàn)懲罰報(bào)告、警告或糾正措施的副本。
        5. 供應(yīng)商發(fā)放的財(cái)產(chǎn)證明，如信用卡、名片、車(chē)、工具箱、計(jì)算機(jī)、手機(jī)等的清單，以及員工的簽名確認(rèn)收據(jù)。
        6. 員工近照。
        7. 緊急事件當(dāng)前聯(lián)絡(luò)人信息。
        糾正措施步驟
        1. 確認(rèn)客戶(hù)所需或依照涉及員工相關(guān)法律要求的所有必要文檔。
        2. 制訂政策并建立程序，收集員工的所有的必要信息。 將具體責(zé)任指派給人事和各經(jīng)理，由其收集并更新信息。
        3. 如果供應(yīng)商尚無(wú)正式的雇傭申請(qǐng)表，則強(qiáng)烈推薦供應(yīng)商使用設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的表格，要求申請(qǐng)人填寫(xiě)紙質(zhì)版申請(qǐng)書(shū)或填寫(xiě)電子版申請(qǐng)書(shū)，并簽名確認(rèn)所披露信息真實(shí)無(wú)虛假。
        4. 給每名員工建立存放個(gè)人檔案/資料的文件夾，或保存員工個(gè)人檔案/資料的電子版（如果法律允許的話(huà)）。
        5. 定期進(jìn)行員工個(gè)人檔案/資料內(nèi)部審核，確保供應(yīng)商的政策和程序得到了遵守。  如果該政策和程序未能得到遵守，則要確定出根本原因并實(shí)行糾正措施。
        糾正措施所需證明
        1. 與員工個(gè)人檔案相關(guān)的政策和程序的副本。
        2. 員工個(gè)人檔案的示例副本
        3. 定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)以及實(shí)施糾正措施的證明。

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